Doble Autorización SAP

En el siguiente BLOG se explica el proceso de doble autorización, la forma adecuada de realizar el proceso, los agentes que participan y el objetivo del proceso.

¿Qué es la doble autorización?

Es una autorización que se genera cuando se quiere crear, envíos o entregas para facturación. Se le llama doble porque dos agentes deben autorizar el documento, estos agentes son contabilidad y créditos. Solo aplica para los clientes que tienen varios procesos atrasados.

¿Objetivo de la doble autorización?

El objetivo de la doble autorización es controlar toda la facturación o generación de envíos a todos los clientes que tienen documentos atrasados de liquidar. De esta forma se tiene un filtro extra para no seguir generando documentos que puedan que el cliente nunca llegue a pagar. Este proceso también ayuda a ejercer presión para que el cliente solvente sus cuentas.

¿Qué agentes participan?

- Vendedores: Ejecutan los envíos, facturas y seguimiento de procesos.

- Caja: Valida condición de pago de las facturas, da soporte a créditos.

- Créditos: Valida una de las autorizaciones

- Contabilidad: Valida la segunda autorización.

- Gerencia: Revisa la correcta ejecución del proceso y medición de los resultados.

Proceso

El proceso parte de asignación de tiempos de atraso de cada cliente, esto se puede encontrar en la ficha principal del cliente.

Aparecen dos campos, Días de envíos vencidos y días de factura vencidas. Si estos están vacíos se toma 30 días y 30 días para ambos. Si algún cliente sobrepasa estos valores, significa que entran a la doble autorización. ¿Qué significa sobrepasar estos valores? Por ejemplo si se tienen 30 días para envíos, en el caso que se genere un envío el 1 de mayo, 2021 y para el 2 de junio sigue en envió pasa los 30 días de vencimiento, por lo que este cliente en cualquier envío o factura (que no sea pago de contado) debe pasar por doble autorización.

Por ejemplo si se genera una factura y su vencimiento es el 15 de mayo, el 15 de junio pasa los 30 días de vencimiento de factura por lo que nuevamente entra en la doble autorización. Entre en el proceso sí tiene un envió o factura pendiente.

El diagrama del proceso es el siguiente:

Vendedor

Vendedor tiene como principal función pasar todos los envíos a facturas. Los envíos se deben de usar únicamente en casos de emergencia, ya que a largo plazo estos envíos generan mas días de crédito para el cliente. Y esto afecta en las finanzas de la empresa.

Se creo un modulo de seguimiento de envíos dentro del CMI, lo pueden encontrar en CMI> Ventas > Envíos Pendientes .

En este sistema pueden ver todos los envíos pendiente por sus clientes, estos envíos se les debe dar seguimiento. En la parte superior pueden ver 3 filtros, sin vencer son todos los envios pendientes. Vencidos son todos que pasan las condiciones establecidas en la ficha del cliente. En esta tabla también aparece que envíos no tienen seguimiento, cantidad de seguimiento y el total monetario que tiene seguimiento.

Para facilitar se debería llamar al cliente y pedir resolución de todos los envíos. Hacer seguimiento por grupo de documentos. Si en el caso hay una excepción de atraso de resolución de envíos notificar a gerencia para excluir envió. Esta exclusión solo aplica cuando el atraso se debe a un problema ajeno al cliente.

Vendedores por favor leer también parte de créditos y contabilidad.

Créditos y Contabilidad

Se creo un modulo de análisis para contabilidad y créditos, lo pueden encontrar en el CMI > Administración > Autorizaciones.

Lo que se busca con este modulo es poder analizar de forma sencilla y profunda cada autorización sin caer en la costumbre de autorizar todo lo que solicitan. La idea es analizar cada caso y determinar si es seguro autorizar o no. Si se determina que no se debería autorizar pero se tiene dudas, se pide apoyo a gerencia.

Explicación de reporte autorizaciones

Se divide en dos columnas principales, la de envios y de facturas. Los días se refiere a los permitidos antes que los documentos se den como vencidos. Vencidos se refiere a cuantos documentos tienen vencidos, luego viene el total monetario vencido y por ultimo en envios cuántos de estos tienen seguimiento. Es muy importante analizar al cliente antes de autorizar, si se establece que el cliente tiene muchos documentos vencidos, se debe rechazar la autorización. Es un proceso vital para mantener saludable las finanzas de la empresa.

¿Qué pasa si se rechaza la autorización?

Vendedor debe de llamar al cliente y explicarle la razón del rechazo de la solicitud, en su mayoría va ser por acumulación de documentos sin pagar. Si urge mucho el material la única opción es poder facturar pagando de contado.

¿Cómo se generan los documentos para pago de contado?

Ahora en adelante el vendedor va poder cambiar dentro de la entrega las condiciones de pago. Unicamente puede cambiar a Contado mostrador, si desea cambiar a días de crédito el sistema no va permitir. Esta opción solo se debe ejecutar cuando el cliente va pagar de forma inmediata.

Conclusión

El proceso es de doble autorización es un sistema sencillo que ayuda a controlar todos estos documentos generados por cliente que pueden generar riesgo para la empresa. Créditos y Contabilidad deben analizar detenidamente cada caso antes de autorizar.

Recomendación

El sistema se plantea aplicar lo antes posible, por favor leer detenidamente este documento y cualquier duda me hacen saber.

Si al momento que el sistema este en vivo se encuentran con problemas por favor notificarme a mí o a Bayron para poder resolver lo antes posible.

Diego Schneckenburger